Shadow IT: o que é e como lidar com esse problema

Você já se deparou com a situação em que os funcionários de uma empresa utilizam tecnologias não aprovadas ou não autorizadas pelo departamento de TI? Essa prática é conhecida como Shadow IT e é uma preocupação crescente nas organizações modernas.

Dentro de empresas de qualquer segmento, a área de TI precisa impor determinadas regras de acessos, para que tudo funcione com segurança. A Shadow IT acontece quando um funcionário decide ignorar ou burlar essas regras para adotar uma tecnologia sem o conhecimento da equipe de TI. O problema é que essa prática oferece muitos riscos para as empresas, principalmente em relação a segurança da informação.

Neste artigo, exploraremos de forma didática e informativa o conceito de Shadow IT e seus impactos para as organizações. Além disso, discutiremos estratégias e boas práticas para lidar com esse desafio. Continue a leitura!

O que é Shadow IT?

Shadow IT, também conhecido como TI sombra, é um termo que descreve a prática de utilização de tecnologias e serviços de tecnologia da informação por parte dos funcionários de uma organização sem o conhecimento ou aprovação do departamento de TI. É uma prática que pode ser entendida como um comportamento. Ou seja, significa que os funcionários estão adotando soluções tecnológicas por conta própria, sem seguir os processos e controles estabelecidos pelo departamento de TI.

Normalmente, a Shadow IT surge quando os funcionários encontram dificuldades em obter as ferramentas e os serviços necessários para realizar suas tarefas de forma eficiente. Eles podem considerar as soluções oferecidas pelo departamento de TI como lentas, burocráticas ou inadequadas para suas necessidades específicas. Como resultado, eles buscam alternativas independentes que consideram mais ágeis, fáceis de usar e eficazes.

De acordo com a Gartner, 38% das compras de tecnologia são gerenciadas, definidas e controladas por líderes de negócios, e não pelo departamento de TI. Porém, a Shadow IT apresenta alguns desafios e riscos para as organizações, principalmente em relação a segurança da informação. Ao utilizar tecnologias não aprovadas, os funcionários podem expor a empresa a vulnerabilidades e ataques cibernéticos. As soluções adotadas fora do controle de TI podem não possuir as mesmas medidas de segurança e proteção de dados implementadas pelo departamento.

Exemplo prático

Imagine uma empresa que possui um departamento de vendas. Os representantes de vendas desejam acessar informações e compartilhar dados com facilidade durante suas visitas aos clientes. No entanto, eles percebem que o sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) fornecido pelo departamento de TI é complexo de usar, requer várias etapas de autenticação e não oferece recursos móveis adequados.

Dessa forma, os representantes de vendas começam a usar um aplicativo de CRM online disponível gratuitamente na loja de aplicativos em seus smartphones pessoais. Eles o utilizam para armazenar dados de clientes, registrar atividades e acompanhar o progresso das negociações. E o departamento de TI não tem conhecimento desse aplicativo e não o aprova oficialmente.

Nesse caso, a Shadow IT está em ação. Os representantes de vendas optaram por uma solução não autorizada pelo departamento de TI para atender às suas necessidades de forma mais ágil e conveniente.

Então podemos entender que a Shadow IT surge quando os funcionários adotam tecnologias e serviços por conta própria, contornando os canais e controles estabelecidos pelo departamento de TI. Embora isso possa trazer benefícios imediatos em termos de agilidade e facilidade de uso, também pode acarretar riscos significativos de segurança, conformidade, integração e controle para as organizações.

Riscos da Shadow IT

Ao buscar soluções por conta própria, os funcionários acabam recorrendo a “gambiarras” improvisadas que não seguem as melhores práticas de segurança. Isso pode abrir brechas e vulnerabilidades, comprometendo a segurança dos dados e dos sistemas da empresa.

Confira alguns dos principais riscos que a prática de Shadow IT pode causar a uma organização:

• Perda de visibilidade e controle: a adoção de soluções sem o conhecimento do departamento de TI pode levar à perda de visibilidade e controle sobre as tecnologias e serviços utilizados pelos funcionários. Isso dificulta o monitoramento adequado da equipe de TI e o gerenciamento do ambiente tecnológico da organização.
• Risco de vazamento de dados: o uso de tecnologias não autorizadas pode aumentar o risco de vazamento de dados sensíveis ou confidenciais da empresa. As soluções adotadas podem não possuir os mesmos níveis de proteção e criptografia de dados adotados pela equipe de TI. Isso pode resultar na perda de informações sensíveis e no acesso não autorizado de usuários externos.
• Problemas de conformidade: a prática de Shadow IT viola as regulamentações e políticas internas da empresa. As soluções não autorizadas podem não cumprir requisitos legais e de segurança. Isso resulta na não conformidade com as leis de regulamentação de dados, como a LGPD, o que pode causar penalidade legais e danos à reputação da marca.
• Falta de integração: usar tecnologias não autorizadas também atrapalha a integração e colaboração entre os sistemas e departamentos da empresa. Quando diferentes áreas da empresa adotam soluções tecnológicas independentes, há dificuldade na troca de informações entre os departamentos. Isso pode causar inconsistências, erros e prejudicar a eficiência operacional.

É importante que as empresas estejam cientes desses riscos e adotem medidas para gerenciar e mitigar os impactos da Shadow IT.

Como lidar com esse problema na sua empresa

1. Defina uma política de segurança:

É essencial estabelecer uma política de segurança da informação clara, que aborde o uso de tecnologias e serviços de TI. Isso deve incluir diretrizes sobre quais soluções são aprovadas, quais devem ser evitadas e quais requisitos de segurança devem ser seguidos. Além disso, a política deve ser comunicada de maneira clara para todos os funcionários e reforçada regularmente.

2. Melhore seu monitoramento:

O monitoramento da rede auxilia na detecção mais rápidas de práticas de Shadow IT. Então, é importante implementar mecanismos de monitoramento para detectar a presença dessa prática na empresa. Isso pode ser feito por meio de ferramentas de gerenciamento de ativos de TI, análise de logs e registros de acesso, e monitoramento de tráfego de rede. Com um bom monitoramento, é possível identificar as soluções não autorizadas e tomar medidas adequadas para abordar o problema.

3. Melhore a comunicação com a equipe de TI:

A equipe de TI deve ter uma facilidade de comunicação e colaboração com os outros departamentos. Para isso, estabeleça canais de comunicação efetivos entre os funcionários e o departamento de TI. Os funcionários devem se sentir encorajados a relatar suas necessidades e dificuldades relacionadas às tecnologias disponíveis. Além disso, a equipe de TI deve fornecer suporte adequado, orientações e alternativas aprovadas para garantir que as necessidades dos funcionários sejam atendidas de forma segura e eficiente.

4. Promova uma cultura de segurança:

Além de possuir uma política de segurança eficiente, é fundamental promover uma cultura organizacional voltada para a segurança da informação. Isso envolve conscientizar os funcionários sobre os riscos associados à Shadow IT, fornecer treinamentos regulares sobre boas práticas de segurança, como a importância de proteger dados confidenciais e evitar o uso de soluções não autorizadas. Ao incentivar a responsabilidade compartilhada pela segurança, a empresa pode reduzir os comportamentos de Shadow IT.

5. Implemente processos ágeis e eficientes:

Para mitigar os motivos pelos quais os funcionários recorrem à Shadow IT, é importante que o departamento de TI seja ágil e eficiente em fornecer soluções tecnológicas. Isso inclui simplificar os processos de solicitação, aprovação e implementação de novas tecnologias. E garantir que as soluções sejam fáceis de usar e estejam alinhadas às necessidades dos funcionários. Ao agilizar esses processos, a empresa pode reduzir a tentação de buscar soluções não autorizadas.

Ao adotar essas práticas, sua empresa pode enfrentar o desafio da Shadow IT de forma mais eficaz, minimizando os riscos e promovendo o uso seguro e controlado de tecnologia em toda a organização.

Conclusão

Ao longo deste artigo, exploramos o conceito de Shadow IT e os desafios que ele apresenta para as empresas. Como vimos, a prática de utilizar tecnologias não autorizadas pela equipe de TI pode trazer riscos significativos.

No entanto, é importante lembrar que a Shadow IT surge de uma necessidade legítima dos funcionários de obterem soluções ágeis e eficientes para suas demandas diárias. Para lidar com esse desafio, as empresas podem adotar as medidas que citamos.

A chave para enfrentar a Shadow IT é encontrar o equilíbrio entre segurança e agilidade. É fundamental que as empresas compreendam as necessidades dos funcionários, oferecendo soluções alternativas e seguras.

Lidar com a Shadow IT exige uma abordagem proativa e adaptável. Com uma estratégia bem definida e a participação de todos os departamentos envolvidos, é possível minimizar os riscos, aumentar a segurança da informação e promover um ambiente de trabalho produtivo e alinhado com as melhores práticas de TI.